Boxには”管理者”と名前を冠する役割がいくつかあります。そして、それぞれの管理者で出来る事が異なります。これからBoxを運用していく上で必要な知識として、管理者のタイプの違いについて学んでいきましょう。
目次管理者には、以下の3つのタイプがあります。
管理者は、テナントに対する各種設定や、テナントへのユーザー追加といった操作をすることができ、オンプレミスサーバーにおけるadministratorと同じような管理権限を持っています。テナント全体の管理をすることから、「テナント管理者」とも呼ばれます。
※テナント管理者については、以下の記事をご参照ください。
Box テナントの概念について – サイエンスパーク株式会社 (sciencepark.co.jp)
共同管理者は、管理者の運用の手助けをするのが主な役割であり、管理者とほぼ同等の操作が可能です。共同管理者は、デフォルトでは設定されていないため、管理者が設定後に必要な権限付与を行います。
また、共同管理者から更に別のユーザーを共同管理者にすることができます。
※管理者の権限変更はできません。
グループ管理者は、テナントではなく、テナント内に作成されたグループを管理します。自身の管理するBox上のグループに対し、グループメンバーの追加・削除、フォルダへのアクセス権を付与する事が出来ます。また、グループに関するレポート出力も可能です。
グループ管理者は、デフォルトでは設定されていないため、管理者、あるいは共同管理者がユーザーを「グループ管理者」に設定します。
共同管理者とは別にグループ管理者を設定する事で、管理者の運用負荷を軽減出来ます。
管理者、共同管理者、グループ管理者でできること、できないことは以下になります。
| 管理者 | 共同管理者 | グループ管理者 | |
|---|---|---|---|
| 設定数 | 1 | 0~N（※1） | 0~N（※1） |
| Enterprise設定 | 〇 | 〇（※2） | × |
| 共同管理者の設定 | 〇 | 〇（※2） | × |
| 管理対象ユーザーの追加 | 〇 | 〇（※2） | 〇（※3） |
| 管理対象ユーザーの削除 | 〇 | 〇（※2） | × |
| 管理者権限の編集 | 〇 | × | × |
| 支払い情報へのアクセス | 〇 | × | × |
| 管理対象ユーザーの招待 | 〇（※4） | 〇（※4） | 〇 |
| 外部ユーザーの招待 | 〇（※4） | 〇（※4） | 〇 |
| フォルダ作成（第一階層） | 〇（※4） | 〇（※4） | 〇 |
| グループ作成 | 〇 | 〇 | × |
| グループ管理者設定 | 〇 | 〇 | 〇（※5） |
| グループメンバー追加 | 〇 | 〇 | 〇（※5） |
| レポート機能 | 〇 | 〇（※2） | 〇（※6） |
※1 設定なし、または複数人の設定が可能です。
※2 管理者から権限が付与された場合のみ使用できます。
※3 自身が所属するグループにのみユーザーを追加できます。
（追加後、Boxユーザーライセンスが消費されます）
※4 設定で”管理者(または共同管理者)のみ”操作できるよう制限できます。
※5 自身が所属するグループのみ管理できます。
※6 グループに関するレポートのみ作成可能です。
管理者の確認方法は、「ユーザーとグループ」から確認する事が出来ます。
「管理対象ユーザー」の一覧から確認します。
「グループ」を開くと、グループ管理者を確認する事が出来ます。
今回は、管理者について説明しました。
管理者ごとに管理する範囲に違いがありますので、ぜひ覚えておきましょう。
最後になりますが、弊社サイエンスパーク株式会社は「Box」の代理店です。Box認定資格を有した当社営業スタッフが最新の情報に基づき皆様の導入検討をお手伝いしております。Microsoft365製品(OneDriveやSharePoint)との比較や、導入体制に関するお悩み相談・導入支援、より強固なセキュリティ対策の実施も承っておりますので、どうぞお気軽にお問い合わせください。