企業向けのコンテンツ管理およびコラボレーションツールとして、Boxの新機能Box Hubs(β版)が公開されました。Microsoft 365には、プロジェクト毎にドキュメントなどを共有するSharePointが提供されていますが、この2つに違いはあるのでしょうか。この記事では、両者の特徴を比較、ご紹介いたします。皆様のコンテンツ共有の参考にしていただけると幸いです。
目次
Box Hubsは、Box社が提供する新しいコンテンツポータル機能で、現在のところβ版が提供されています。Enterpriseエディション以上のユーザーが利用可能で、内部および外部のコラボレーションを強化し、コンテンツを効率的に管理・共有するためのツールです。
SharePointは、Microsoft社が開発したドキュメントやイントラネット機能を持つプラットフォームです。Microsoft 365を契約することで利用できるサービスです。
自社テナントの管理を行うアカウントを「テナント管理者」と呼びます。
| 項目 | Box Hubs | SharePoint |
|---|---|---|
| 使いやすさ | 専門知識が必要なく、直感的に操作が可能。 | 各サイト毎に独自カスタマイズが可能である反面、サイト構築にある程度の知識が必要。 |
| コンテンツ管理 | 各コンテンツの実態を保存するのではないため、コンテンツが拡散する可能性が低い。 | 各サイト内にコンテンツの実態を保存するため、同じコンテンツが複数のサイトに保存され、拡散しやすい。 |
| カスタマイズ性 | カスタマイズできる範囲が限定。 | カスタマイズの範囲が広く、プロジェクト毎に独自のサイト構築が可能。 |
| データ容量 | 無制限 | 基本容量1TB＋(契約ユーザー数×10GB) |
| 利用可能プラン | Box Enterpriseプラン以上 | Microsoft 365 E3以上 |
Box Hubsの強さは、Box AIとの組み合わせ利用でも発揮されます。
Microsoft Copilot for Microsoft 365では、契約しているMicrosoft 365のテナント内の情報から回答を行う仕組みとなっています。しかし、似た条件でも回答が異なるものが多く、信頼性の低い情報が多い場合には回答が誤った情報から生成される可能性も高くなります。
しかし、Box AIでは、Box Hubsの対象領域からのみ回答を生成することができるため、各ドキュメントの最終版を保存しておくことで、そのドキュメント群からのみ回答してくれます。そのため、会社や各プロジェクト独自の情報からも回答することが可能となります。
Box Hubsでは、下記のような場合に最適です。
SharePointでは、下記のような場合に最適です。
Box HubsとSharePointはそれぞれ、企業のコンテンツ管理とコラボレーションに応える優れたプラットフォームです。
Box Hubsは簡単なセットアップと迅速なコンテンツ共有を提供し、ユーザーの使いやすさ求める企業、団体に最適です。
一方、SharePointは高度なドキュメント管理、カスタマイズ、Microsoftエコシステムとの統合に優れているため、複雑な要件を持つ企業、団体に適しています。
最終的な選択は、各企業、団体の運用方法やレベルに基づいて決定することが重要ですが、何かお困りの際には、弊社へご相談いただけますと幸いです。
Boxについて、もっと詳細を知りたい方は下記サイトをご覧ください。
※ Box Hubsは、β版であるため、リリースされた際には機能が一部変更になる可能性があります。