BoxとMicrosoft Teamsを連携させることで、Teams内から直接、Boxに保存されているコンテンツを共有したりアクセスすることができ、管理作業が効率化されます。しかし、連携すると「OneDriveやBoxにファイルが分散してしまう」などの問題が起きてしまいます。
本記事ではTeams連携の問題点や、対策方法などについてご紹介します。
まず、BoxとMicrosoft Teamsを連携することにより、どのような機能が利用可能になるかをご紹介します。
さまざま機能により異なるプラットフォーム間のスムーズな連携が可能になります。
設定方法はBox for Microsoft Teamsの企業への導入をご確認ください。
Teamsにファイル添付すると、自動的にOneDriveやSharePointにアップロードされるため、Boxを導入してもファイルが散乱してしまうことが多く、以下のような問題が発生してしまいます：
図1 ファイル散乱のイメージ
ファイルの散乱はBoxをデフォルトの保存先に設定することで解決することができます。
設定手順
詳しくはOneDriveとSharePointのエントリポイントを非表示にするをご覧ください。
詳しくはTeamsチャネルまたはチャットへのデフォルトのBoxフォルダの割り当てをご覧ください。
詳しくはMicrosoft Teamsでのドラッグアンドドロップの有効化をご覧ください。
上記の設定を行うことによりOneDriveやSharePointへのアップロードを制限し、Boxのみを保存先にする設定が可能となりデータ管理が一元化されます。
図2 ファイルをBoxで一元化
BoxとTeamsの連携は、業務の効率化とデータ管理の向上に役立つ一方で、複数ストレージの併用による問題も伴います。Teamsの設定を見直し、Boxのみを存先として運用することで、ファイルが散乱してしまうリスクを軽減し、セキュアで効率的なデータ管理を実現できます。
弊社ではBoxのライセンス販売や導入支援サービスを行っております。
お客様だけでのBox設計・導入が難しい場合、弊社から提案させて頂くことも可能なので、もしご興味ございましたら、お気軽にご相談ください。