多くの企業がKintoneで顧客情報を管理し、Boxを利用してファイルを共有しています。しかし、実際の現場において、このような課題はないでしょうか？
これらの課題を解決するための方法として、以前の記事でご紹介したようなBoxと他システムとのアプリケーション連携を行うという方法があります。
今回は、KintoneとBoxを連携することで、BoxをあたかもKintoneのストレージのように活用できる方法をご紹介します。
ここでは、Kinton APIとBox API、Box UI Elementsを活用し、Kintone上にBoxの操作画面を組み込んだ例をご紹介します。
ユースケースとしてKintoneで伝票のアップロードを想定しています。
連携により、既にBoxアカウントを持っているユーザーはそのアカウントと同期した権限でkintone上からBoxを操作できます。
また、Boxアカウントを持っていないユーザーの場合はKintone連携用の専用アカウントをBoxに自動で登録します。（この場合、Box Platformのご契約が必要になります。）そのため、KintoneアカウントのみでBox上の操作が可能となります。
KintoneアカウントでBoxを操作する際、Boxの権限は、ビューアー/アップローダー/ダウンローダー＋削除可能 の権限と同等の操作までできます。（ただし 編集 の操作はできないため、編集者・共同管理者の権限は実質ありません。）
Kintoneに表示するBoxの画面は[対象アカウントID]と[フォルダID]を指定して表示可能なので、見せたいフォルダ配下のみ見せるなど、運用に合せた柔軟な見せ方ができます。
以下、Boxでよく操作される画面を対象に、実際にkintoneとBoxを連携して表示した画面例の一部をお見せします。
| [①:Boxのフォルダ・ファイルの閲覧] | [②:共有リンクの発行] |
[③:ファイルプレビュー]
2. 業務スピードとセキュリティが同時に向上
連携を行うことで、次のような効果を期待できます。
そのため経費伝票の電子帳簿法対応など、書類管理が多い業務でもスムーズな運用が可能です。
Kintone と Boxを連携することで、「ファイル管理」、「ファイル共有」がKintone上で操作でき、容量制限も気にしなくてよくなります。
なお、ファイル本体はBox上に存在するので、セキュリティも万全です。
またKintone API、Box APIを活用することで、以下のように業務内容に応じたカスタマイズにも柔軟に対応できます。
SaaSシステムを導入したけど業務フローに合わせた連携ができておらず、逆に手間が増えたと感じるようでしたら、ぜひ「システム連携」を視野に入れてはどうでしょうか。
弊社では、Box関連のシステム開発・導入支援を数多く手掛けており、要件定義から構築・運用支援まで一貫対応しています。Box とKintoneの連携、またその他システムの連携を検討しているようでしたら、以下のお問い合わせフォームよりお気軽にご連絡ください。