2024年1月の改正で、電子帳簿保存法（電帳法）への対応は「検討課題」から「必須事項」へと大きく変わりました。
領収書や請求書を紙のまま保管し続けると管理コストも検索の手間も増えてしまいますが、かといって法令要件を満たすシステムをゼロから導入するには時間も予算もかかります。
そこで注目したいのが、すでに多くの企業がファイルストレージとして利用している Box です。
実は Box の標準機能だけで、「真正性・可視性・保存性」という電帳法の３大要件を満たしながら、書類の受領から保管・監査対応までまとめて効率化できます。
本記事では、
この３つを中心に、「Box × 電帳法」の運用術をご紹介します。前編である今回は、1について説明します。
電帳法が求める3大要件（真正性、可視性、保存性）を満たすために、まずは電帳法対応を目指す際に必ず押さえたいチェックポイントをまとめます。
これらのチェックポイントを満たせば、3大要件を満たせたと言えるでしょう。
下記の図で示す各目的（国税関係帳簿、国税関係書類、電子取引）で作成されたドキュメントが対象となります。
引用：【早見表付き】電子帳簿保存法の対象書類は？対象外の文書や保存方法も解説 | NTTファイナンス株式会社
各対象のドキュメントごとに、それぞれ以下の要件を満たす必要があります。
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No. |
要件 |
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1. |
電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け |
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2. |
見読可能装置の備付け等 |
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3. |
検索機能の確保 |
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4. |
次のいずれかの措置を行う
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No. |
要件 |
重要書類 |
一般書類 |
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1. |
入力期間の制限 |
次のいずれかを選択 |
適時に入力 |
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2. |
一定水準以上の解像度による読み取り |
200dpi以上 |
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3. |
カラー画像による読み取り |
赤・青・緑それぞれ256階調（約1677万色）以上 |
カラー画像ではなく白黒での読み取りも可能 |
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4. |
タイムスタンプの付与 |
「一般財団法人日本データ通信協会」が認定するタイムスタンプを付与する（※1） |
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5. |
解像度及び階調情報の保存 |
〇 |
〇 |
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6. |
大きさ情報の保存 |
〇 |
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7. |
バージョン管理 |
次のいずれかを満たすシステムを使用すること
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8. |
入力者等情報の確認 |
〇 |
〇 |
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9. |
適正事務処理要件 |
〇 |
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10. |
スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持 |
〇 |
〇 |
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11. |
見読可能装置(14インチ以上のカラーディスプレイ、４ポイント文字の認識等)の備付け |
14インチ以上のカラーディスプレイ、4ポイント文字の認識など |
カラー画像ではなく、白黒で保存する場合はカラー対応不要 |
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12. |
整然・明瞭出力 |
〇 |
〇 |
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13. |
電子計算機処理システムの開発関係書類等の備付け |
次のような書類を備え付ける
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14. |
検索機能の確保 |
次の要件による検索ができる（※2）
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15. |
税務署長の承認 |
〇 |
〇 |
※1 記録の訂正・削除後にそれらの事実や内容を確認できるシステムを利用している場合、タイムスタンプの付与義務は免除される
※2 税務職員によるデータのダウンロードの求めに応じる場合、範囲指定で検索できる機能や複数の記録項目を組み合わせて検索できる機能は不要
各チェックポイントをBoxが持つ機能で対応できる内容を以下の表にまとめます。
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No. |
要件 |
Boxの機能 |
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1. |
電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け |
※ Boxは電子計算機処理システムではないため対象外だが、Boxの以下の機能で対応は可能 ・Box Platformによるシステム連携 |
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2. |
見読可能装置の備付け等 |
※ 物理デバイス（ディスプレイ/プリンターなど）は除外するが、表示内容に関する内容に限定しBoxの以下の機能で対応可能 ・Box プレビュー機能 |
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3. |
検索機能の確保 |
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4. |
次のいずれかの措置を行う
訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け |
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5. |
入力期間の制限 |
※ 運用ルールに準拠する内容であるが、Boxの以下の機能で対応可能
または期限を超過したものに関してはメタデータとして関知も可能。 |
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6. |
一定水準以上の解像度による読み取り |
・Box プレビュー機能 |
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7. |
カラー画像による読み取り |
・Box プレビュー機能 |
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8. |
解像度及び階調情報の保存 |
・Box プレビュー機能 |
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9. |
大きさ情報の保存 |
・Box プレビュー機能 |
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10. |
バージョン管理 |
・バージョン履歴へのアクセス |
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11. |
入力者等情報の確認 |
・バージョン履歴へのアクセス |
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12. |
適正事務処理要件（適切な保存環境、社内規定の整備） |
※ 運用ルールに準拠するが、フローの自動化、照査承認など
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13. |
スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持 |
※ 運用ルールに準拠するが、Boxの以下の機能で対応可能
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14. |
整然・明瞭出力 |
・操作ログのダウンロード |
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15. |
税務署長の承認 |
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電子帳簿保存法（電帳法）の３大要件「真正性・可視性・保存性」を満たすプラットフォームとして Box は有力です。
詳細な操作ログ、メタデータ検索、リテンションポリシーなどを組み合わせれば、書類の受領から保管・監査対応までまとめて管理できます。
前編ではBoxの標準機能を使った電帳法対応についてご紹介しましたが、後編では、Box API を使用し、運用に合わせてカスタマイズを行う方法を、例を交えてご紹介します。
Boxを導入するかどうか悩んでいる方、Boxを導入しているが運用上の手間が増えてしまうので一部業務を自動化したい方、現在使っている文書管理サービスとBoxを連携させたい方※3…等々、弊社ではBox関連サービスの提供や周辺開発、導入支援を行っていますので、お気軽にご相談ください。
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