デジタルトランスフォーメーション（DX）の一環として、事務作業もデジタル化が進んでいます。その中でも契約関連で必要になるのが電子署名です。
しかし、電子署名を導入するには、まだ多くの課題が存在します。
ここでは、その課題を解決するBox Signの特長と活用法について解説します。

電子署名とは

電子署名は、紙に記入する署名をデジタル化したものです。文書やフォームに署名をする際に、手書きではなく電子的な手段で行うことができます。
これにより、手間や時間を大幅に削減することが可能となります。
しかしながら、導入にあたっての課題として、コンテンツが分散していること、コストが高いこと、コンプライアンスやビジネスリスクが挙げられます。
特に、ビジネスにおいては署名の正確性や安全性が求められるため、これらの課題は無視できません。

Box Signの特長

これらの課題を解決するのがBox Signです。
Box Signは、電子署名をシームレスに行うことができるサービスで、以下のような特長があります。

役割の選択

Box Signでは、署名者だけでなく、コピーを共有したり、ドキュメントの承認も同時に行うなど、署名に関する役割を自由に選択できます。

セキュリティ

Box Signは二要素認証により、よりセキュアな運用が可能です。この機能により、署名を行う際の安全性を確保することができます。

テンプレート作成

定型的な署名を多く行う場合には、テンプレートを作成し、効率化することが可能です。毎回同じ手順を踏む必要がなく、一度設定すればその後は手間がかからないようになります。

コンテンツの一元化

Box SignはBox内で動作します。そのため、署名対象の文書や契約書などのコンテンツがBox上に一元化され、コンテンツが分散することはありません。これにより、必要な文書を探す時間を大幅に削減できます。

低コスト

Box SignはBoxのサブスクリプション契約に含まれるため、追加料金が発生しません。コストを抑えながら電子署名を導入することが可能です。

署名箇所の指定

Box Signでは署名すべき箇所を指定することができます。署名箇所が相手側にわかりやすく、誤った箇所に署名されることを防止できます。

ワークフロー機能との連携

Box SignはBox Relayと呼ばれるワークフロー機能と連携が可能です。Box Relayの機能により、署名後のファイルを指定したフォルダへ自動的に移動させることができます。

これらの特長を活かせば、ビジネスにおける契約書の作成や承認、署名のプロセスを効率化することが可能となります。また、Box Signはスマートフォンでも利用することが可能なため、外出先など場所を選ばずに署名作業を行うことができます。

まとめ

Box Signの特長と活用法について説明しました。電子署名は、ビジネスのデジタル化に欠かせない要素です。しかし、まだまだ電子署名を導入していない企業は多く、その導入には多くの課題が存在します。その課題を解決するためのツールとして、Box Signは非常に有用です。

Box Signは、コンテンツを一元化することで分散を解消し、二要素認証や署名箇所の指定など、セキュリティ面でも安全性の高いツールです。さらに、テンプレート機能など自社の業務フローに合わせて柔軟に設定することが可能です。これらを駆使することで、手間をかけずに電子署名の導入が可能となります。Boxのサブスクリプション契約に含まれているため、コスト面でも導入の障壁を下げてくれます。

また、業務の効率化という点において、ワークフロー機能との連携も重要な役割を果たします。署名後の手作業でのファイル移動や管理の手間を省きます。契約の進行状況は、Boxに残る署名のログからリアルタイムに把握することが可能です。さらに、PCに限らず、スマートフォンやタブレットも利用できるため、出先や在宅勤務でも手軽に署名作業を行うことができます。場所を問わずに契約作業を進めることで、業務の柔軟性を高めてくれます。

Box Signが提供する電子署名、文書管理、安全性、そしてモバイル対応などの機能は、業務をスムーズに進めるための重要な要素となります。

Box Signを活用して、業務の効率化と改善を進めていきましょう！