近年、クラウドストレージとして広く活用されるようになった「Box」。

必要なファイルをオンラインで一元管理できることから人気のBoxですが、ブラウザ上での操作感や編集・同期がスムーズにしづらいといった課題があったことも事実でした。

そこで登場したのがBox公式のアプリケーション「Box Drive」です。

Box Driveの登場により、Box上のファイルをローカル環境のように直観的に操作できるようになり、利便性が向上しました。

今回は、そんなBox Driveについて機能や特長をまとめてみましたので、ぜひご参考ください。

目次

1.Box Driveとは
2.Box Driveの特長
3.動画で知る「Box Drive」
4.Box Driveの活用例
5.【補足】Box Syncについて
6.【おわりに】お問い合わせ・関連リンク

Box Driveとは

「BoxDrive」は、クラウドストレージ「Box」をより直観的に使用可能になるデスクトップアプリケーションで、Boxユーザーであれば無料でダウンロード・使用可能です。

Box Driveをインストールすることで、Box上のファイルをWindowsのエクスプローラやMacのFinderからOfficeファイルやPDFファイル、画像ファイルなどのファイルを直接開いて編集することができるようになります。

ファイル自体は各PCのローカルストレージではなくBox内で管理されているため、セキュリティを確保した状態で保管されます。

デスクトップ環境と同じ感覚でBox内のすべてのファイルに直接アクセスすることが可能でありながら、PCのストレージ容量を利用することなく操作できる点も大きなメリットです。

ローカルストレージの容量を圧迫しない点は、Box内のデータをデスクトップにミラーリングするツール「BoxSync」よりも優れていると言えます。

また、同ツールの課題だった「編集内容が反映されない」といった点も解消されており、生産性・業務効率向上が期待できるツールとなっています。

Box Driveの特長

Box Driveの主要な機能・特長について記載します。

柔軟なファイルアクセスと主要OSへの対応

Box DriveはWindowsやMac、仮想デスクトップなど、さまざまなプラットフォームをサポートしています。

環境を問わずBox上のファイルが、まるでローカルディスク上にあるように直接アクセスし、操作することができます。

ハードディスク容量に優しい

Box Driveを使用することで、PC自体のハードディスクの容量をほとんど消費せずに、すべてのクラウドコンテンツにアクセスすることが可能になります。

膨大な数のファイルをすばやく簡単に操作でき、更にローカルストレージの空き容量を気にすることなく大量のデータを管理できる点は、大きなメリットと言えます。

オフラインアクセスと自動同期

Box Driveでは、インターネットに接続されていないオフライン状態でも、ファイルの閲覧・編集が可能です。

オフライン時に加えた編集内容は、再度オンラインに戻ると自動的にBox内のファイルに反映・同期されます。

ネットワーク接続が不安定な環境でも、作業効率を落とさず作業することができます。

全てのファイル形式に対応

Box Driveでは、Microsoft Office等の主要なドキュメントの新規作成やPDF編集が可能で、それら全ての変更がBoxに自動的に保存されます。

通常のPCの操作感を損なうことなく、作業中のファイルが自動的にバックアップされ、データの紛失を防ぐことができます。

動画で知る「Box Drive」

Box Driveについて、簡単にまとめた動画もご参考ください。

Box Driveの活用例

Box Driveは、以下のようなケースでの活用が期待できます。

プロジェクト管理

Box Driveは、チームでプロジェクトを進める際に有効です。

チームメンバーは共有フォルダ内のファイルに直接アクセスし、編集・共有しながらプロジェクトを進めることができます。

ファイルを都度ダウンロード・アップロードしたりといった、メンバー間でのやり取りが不要になるため、プロジェクト管理・効率化が容易になります。

ドキュメントのバージョン管理

Box Driveは、新しいドキュメントの作成や既存のドキュメントの編集といった、ドキュメントのバージョン管理も効率化します。

ユーザーは、Box内のドキュメントを直接開いて編集し、すべての変更を自動的にBoxに保存することが可能なため、プロジェクトのメンバーはドキュメントのバージョン管理を気にせずに、業務に集中することができます。

ビジネスプロセスの自動化

Box Driveは、定型的なビジネスプロセスを自動化することにも役立ちます。

例えば、「新しいプロジェクトが始まるたびに必要なフォルダ構造を自動的に生成する」といった使い方が可能です。

新規プロジェクトの都度、一からフォルダを作成する手間から解放され、より重要なタスクに集中することができます。

セキュアなファイル共有

Box Driveを使用した場合も、ファイルの保存先はBoxのクラウドストレージ上なので、セキュリティの観点でも安全です。

そのため、各ユーザーは自分のPC上でファイルへのアクセス・編集が可能になりますが、重要なデータの安全性を確保しながら、同時にチーム内や組織全体で容易に共有することができます。

適切なアクセス制御との両立も可能なため、その点でも安全であると言えます。

オフライン環境での作業

出張先といった、安定したネットワーク確保が困難な環境でも、Box Driveのオフライン機能を利用して作業を続けることが可能です。

オフライン環境で行った変更は、再度ネットワークに接続した時にBoxに自動的に保存されます。

そのため、ネットワーク環境に依存しない効率的な作業が可能です。

【補足】Box Syncについて

冒頭で少し触れました「Box Sync」について、少し補足いたします。

Box Syncは「Box内のデータをデスクトップにミラーリングするツール」です。

機能としては、ローカル上でファイル操作が可能になるBox Driveと類似しており、その性質上Box DriveとBox Syncの併用はできません。

しかしながら、以下の点でBox Driveの方が優れていると言えます。
・基本的な用途はBox Driveでカバーできている点
・Box Syncではミラーリング時にPCのローカルストレージを消費していたが、Box Driveでは容量を使用しない

以前のBox Driveはオフライン編集の機能がなく、その点ではBox Syncが優っていましたが、前述の通り現在のBox Driveではオフライン編集・再接続時の自動同期が可能になっております。

その点でもBox Syncを利用するメリットはほぼなくなったと言え、Box公式も「Box SyncからBox Driveへの切り替え」を推奨しております。
https://support.box.com/hc/ja/articles/360044196553-Box-Drive%E3%81%AB%E3%81%A4%E3%81%84%E3%81%A6

Box DriveのインストーラーはBox Syncのアンインストール機能も備えているため、Box Sync利用中の方でもBox Driveへの切り替えをスムーズに行うことができます。

【おわりに】お問い合わせ・関連リンク

Box Driveを活用することで、Boxのメリットであるファイル管理やコラボレーションをより効率的に行うことが可能です。

デスクトップからクラウドまでシームレスにつながることで組織全体の生産性を向上させ、プロジェクトの効率化に貢献します。

これらの機能と利点を踏まえ、Box Driveの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

また、弊社サイエンスパーク株式会社は「Box」の代理店です。

Box認定資格を有した当社営業スタッフが最新の情報に基づき皆様の導入検討をお手伝いしている他、Box Drive利用時に、端末上に保存されるキャッシュデータを守るセキュリティ製品「CFKeeper」を自社開発しております。

Microsoft365製品(OneDriveやSharePoint)との比較や、導入体制に関するお悩み相談・導入支援、より強固なセキュリティ対策の実施も承っておりますので、どうぞお気軽にお問い合わせください。