あさひ法律事務所様では、資料のデータ化が進む中で、セキュリティとストレージ容量の拡大が課題となっていました。BoxとEntra IDを導入することで、どのようにこの課題を解決し、事務所全体にどのような成果をもたらしたのかをご紹介します。
あさひ法律事務所様は、企業・個人を問わず、幅広い法的サービスを提供する総合法律事務所です。創業以来40年以上、多様な紛争解決の経験とノウハウを蓄積し、企業の成長や市民生活の向上を支援してきました。特に、紛争予防のための法的アドバイスや、複雑化する国際的な法務問題に対応できることが強みです。個々の弁護士が専門性を高め、チームとして連携することで、クライアントのニーズに迅速かつ的確に応えています。
弁護士 佐藤 仁俊 様・弁護士 三浦 徹也 様・弁護士 三森 仁 様(写真左から)
取材日：2024年9月
資料管理の効率化とセキュリティ強化で、リモートワークを加速！「紙」から「クラウド」へ、スマートな働き方を実現
目次
- 1.導入の背景
- 2.導入前の課題・困りごと
- 3.導入の決め手 ～「容量無制限」と「セキュリティ」～
- 4.サイエンスパークを販売代理店として選んだ理由
- 5.導入後の効果・変化 ～事務所に縛られない働き方～
- 6.導入後の反応 ～良い意味で「変わらない運用」～
- 7.今後、Box・サイエンスパークに期待すること
1.導入の背景
昨今、私たちのような法律業界でもリモートワークを行うケースが増えてきていました。
とはいえ、業界的には未だに資料が紙媒体であることも多く、資料のデータ化を含めた環境整備が急務となっていました。
その中で、「事務所内外から安全にアクセス可能なクラウドストレージが必要不可欠」という結論になり、様々なシステムを検討し、私たちの働き方に一番適しているのがBox・Entra IDでした。
導入後のシステム構成イメージ
2.導入前の課題・困りごと
以前はオンプレミスのサーバーを使っていて、外部からのアクセスは専用のドングルで行っていました。ただ、リモート接続の際は画面の操作感が悪くなったり、接続が切れたりして、業務に支障が出ることも多々ありましたね。加えて、資料のデータ化が進むにつれて、ストレージ容量がどんどん膨らんでいくのも悩みの種でした。
外部関係者とのファイル共有もファイル転送サービスを使っていたのですが、毎回アップロードが必要で手間がかかっていました。Boxならストレージ容量の制限もなく、どこからでも安全にアクセスできるし、共有も簡単にできると聞いて導入を決めました。
3.導入の決め手 ～「容量無制限」と「セキュリティ」～
検討の際は他のクラウドストレージも試してみたのですが、正直なところ「入れるならBox」と思っていた節はあります(笑)。UIがとにかく使いやすく、弁護士の間でも評判が良かったんですよ。
とにかく機密情報を扱う業界なので、特に重視していたのはセキュリティの部分です。とはいえ、それと引き換えに利便性や業務効率を損なうことは好ましくないので、直感的な操作が可能であること・外部とのファイル共有が簡単に行えることも重視していました。Boxはセキュリティを確保しつつもUIがスマートで、コラボレーション機能によって適切なレベルのアクセス権を設定可能なので、これらのポイントをクリアしていました。
セキュリティをしっかり確保しつつ、操作が直感的で、外部とのファイル共有もスムーズに行える点が決め手でした。さらに、ストレージ容量無制限というのは大きな魅力でしたね。
ファイル共同編集時のレスポンス速度も、評価している点の一つです。
例えば、案件初期のヒアリングなどではBox Notesを活用しているのですが、リアルタイムでの共同編集が可能な点で重宝しています。各弁護士が連携してメモを取ったり、その場で修正したりできるので、「ヒアリング終了と同時に案件資料が完成」といったスピード感で仕事することが可能になりました。他のクラウドストレージでもこれらの機能を満たしているかもしれませんが、ファイル操作時や共同編集時のレスポンス速度だったり、ファイル共有や管理機能の利便性において、Boxが最も優れていると感じています。
Entra IDについては、既にMicrosoft 365を導入していたので、親和性の高さが決め手になりました。マルチデバイスでのログイン管理が一元化できる点も便利でした。
4.サイエンスパークを販売代理店として選んだ理由
長くお付き合いしている取引先様からのご紹介だったので、まずはその点が大きかったです。また、「しっかりサポートしてくれるか」を重視していたのですが、その部分でも安心感がありました。
私たちは所内ITインフラ担当ではないため、新しいサービスの導入に際しては通常業務の傍らで行う形になります。サイエンスパークさんは、私たちのそうした事情も察してくれて、営業部門・サポート部門がしっかり連携して、チーム一丸となって導入にあたってくれました。
また、昨今は終始リモート対応だったり、メール対応のみといったサービスも多い中で、サイエンスパークさんは必要に応じて足を運んでいただけたり、電話などもしっかり対応してくれました。とにかく安心して進めることができました。
5.導入後の効果・変化 ～事務所に縛られない働き方～
まず、ストレージ容量を気にせずに資料のデータ化を進められるようになったので、リモートワークがとても快適になりました。以前は紙の資料を持ち歩くことが多く、持ってきていなかった資料が必要になることもありましたが、今は出先からでもすぐにアクセスできるので、その心配がなくなりました。「事務所に縛られる」というケースが激減したと感じています。
また、大量の資料を持ち歩くストレスもなくなり、紛失や盗難のリスクも軽減されましたね。外部とのファイル共有もリンクを送るだけで簡単にできるので、業務効率が飛躍的に向上しました。
Entra IDについては、多要素認証によってセキュリティが強化され、管理者としても認証管理が簡単になった点が大きな利点です。
6.導入後の反応 ～良い意味で「変わらない運用」～
単純にストレージとして使っている程度の人からコラボレーション機能などもしっかり活用している人まで、弁護士間で習熟度・活用度は差がありますが、概ね好意的な反応です。「何も変わらず使えている」というのが、良い意味での反応ですね。導入前は「操作が変わるのでは？」という不安もあったようですが、Box Driveは既存のフォルダ構成をそのまま引き継げたので、違和感なく移行できました。
しっかり使い倒している弁護士の間では活用メモを共有したりと、使い方を模索できています。
Entra IDに関しても、弁護士のセキュリティ意識が向上しました。多要素認証を通じて、セキュリティの重要性を実感できるようになったと思います。
7.今後、Box・サイエンスパークに期待すること
Boxについては、まずセキュリティと安定稼働を引き続き期待しています。他社様のクラウドサービスで長時間停止・アクセス不可、といったお話を聞くこともありますが、Boxではそうした障害が今のところないので、助かっています。その他には、メンション機能でグループも対象にできると便利ですね。また、メールファイルのプレビュー表示が可能になると助かります。
サイエンスパークさんについては、やはり導入時の決め手だったサポート・フォローを期待しています。専門の所内ITインフラではなく、運用も通常業務の傍らになってしまう立場なので、今後も「困った時に助けてくれる」という存在であってほしいです。