Box（クラウドコンテンツ管理ソリューション）
Box導入事例：スクエアワン様
「BoxからGoogle Driveへ移行を行った矢先に、追加のデータ移行が必要に。」
そんな予期せぬ事態をきっかけに、スクエアワン様では「商流変更を含めた1年間のみのBox再契約」を行うことになりました。
今回は、そんなスクエアワン様の事例をご紹介します。
スクエアワン株式会社 https://square1.jp
スクエアワン株式会社様は、司法書士法人・社会保険労務士法人・土地家屋調査士法人・行政書士法人など、各士業の専門性を掛け合わせたコンサルティングサービスを提供する企業です。会社設立・資金調達支援から、人材育成、新規事業立ち上げ、M&A・事業承継支援まで、企業のライフステージに応じた幅広いソリューションを提案しています。
短期・商流変更でも安心してお任せ。Boxで解消したデータ移行の悩み
～バラバラなクラウドサービス、まとまらないデータ～
グループ内で複数の異なるクラウドサービスが混在しており、組織全体でのデータ管理方法が統一されていませんでした。
「あのファイル、どこに入れた？」という状況が日常化し、情報共有に無駄なコストがかかっていました。
～個人頼みの管理が生んだ「属人化」の壁～
資料の管理が個人のPCやローカル環境に依存するケースが多く、担当者しか場所を把握していない情報が社内に溢れていました。
急な不在や退職があった場合、前任者の資料を探すだけで一苦労という状況でした。
～「最新版はどれ？」バージョン管理の迷宮～
各自がローカルで編集したファイルをメールなどで送り合う運用が続いており、どのファイルが最新版か分からなくなる事態が頻発していました。
そうした状況だったため、古いデータに誤って上書きしてしまう「データの先祖返り」も繰り返され、チーム全体の生産性を損ねていました。
特に印象に残っているのは、こちらの状況や意図を丁寧に汲み取ったうえで、現実的な進め方を提案していただけた点です。
期間が限定された契約の場合、相談しづらさや遠慮を感じてしまう場面もあるかと思いますが、サイエンスパークさんにはそうした不安を感じることなく、最初から最後まで誠実に対応していただきました。
確認事項に対して一つひとつわかりやすくご説明いただけたため、社内での説明や調整も進めやすく、安心感を持って導入を進めることができました。
導入後も不明点があれば気軽に相談でき、単なる窓口対応ではなく「困ったときに頼れるパートナー」という印象を持っています。
こちらの事情に寄り添いながら、柔軟かつ誠実に対応いただけた点が非常に心強かったです。
～データ管理の悩みが、ほぼ解消～
これまで頭を悩ませていたローカル管理の煩雑さや、バージョン管理の混乱が一掃されました。
ファイルの場所も最新版も一目でわかる状態になり、「あのファイルどこだっけ？」というやりとりがなくなったと、社内でも好評です。
～ITが苦手な人でも、すぐ使える～
複雑なマニュアルが不要で、直感的に操作できるシンプルなUIは、ITに不慣れな社員にも好評です。
テレワークや外出が多い社員でも違和感なく馴染むことができ、導入後の浸透がスムーズでした。
～入退職の対応も、もう迷わない～
データが一元管理されたことで、入職者・退職者が出た際のアカウント管理もシンプルになりました。
前任者の資料がどこに保存されているか迷うことがなくなり、業務引き継ぎが円滑に行えるようになったことも、大きな副次的効果です。