BoxとOneDrive・SharePointの違いを比較～移行を検討する情シス担当者向け～

BoxとOneDrive・SharePointの違いは、一言でいうと権限管理の設計思想の違いです。
Boxはフォルダ・ファイルなどのコンテンツを起点に、OneDriveはユーザー個人の保存領域を起点に、SharePointはサイト・チームなどの共有領域を起点に権限を管理する設計になっています。

本記事では、3つのサービスの特徴、機能面の違い、選び方の判断軸から、Boxへ移行する際の進め方、セキュリティ面での注意点まで、移行を検討する情シス担当者向けに必要な情報を整理して解説します。

【結論】 Box、OneDrive、SharePointはいずれもクラウド上でファイルを保存・共有できるサービスですが、向いている用途が異なります。

• Box：社外共有やフォルダ単位の権限管理に向いている

• OneDrive：個人作業用のファイル保管に向いている

• SharePoint：部署・プロジェクト単位の情報共有や社内ポータルに向いている

外部取引先との安全なファイル共有が多い企業では、Boxの導入・併用を検討する価値があります。

目次

1. BoxとOneDrive・SharePointは何が違うのか？
2. Box・OneDrive・SharePointとは、それぞれどんなサービスか？
   1. Boxとは？
   2. OneDriveとは？
   3. SharePointとは？
3. 各サービスの設計思想はどう違うか？
4. 機能面ではどのような違いがあるか？
5. どのサービスを選べばよいか？
6. Boxへ移行する場合、何から始めればよいか？
7. クラウドストレージ利用時にセキュリティ面で注意すべきことは？
8. よくある質問
   1. BoxとSharePointはどちらが社外共有に向いているか？
   2. OneDriveを社内共有フォルダの代わりに使ってもよいか？
   3. BoxとMicrosoft 365は併用できるか？
   4. Boxへ移行する前に確認すべきことは何か？
   5. SharePointからBoxへ移行するメリットは何か？
9. まとめ

1. BoxとOneDrive・SharePointは何が違うのか？

BoxとOneDrive・SharePointの違いは、権限管理の設計思想の違いに集約されます。
Boxはフォルダ・ファイルなどのコンテンツを起点に、社内外の相手へ細かな権限を付与しやすい設計です。
OneDriveはユーザー個人の保存領域を起点とするため、個人管理のファイル共有に向いています。
SharePointはサイト・チーム・部署などの共有領域を起点に、組織単位で情報を管理しやすいサービスです。
個人利用が中心か、部署単位のポータルを重視するか、社外の取引先との共有が多いかによって、適したサービスは変わります。

2. Box・OneDrive・SharePointとは、それぞれどんなサービスか？

ここでは、Box・OneDrive・SharePointの3サービスについて、それぞれの特徴を順に説明します。 

2.1. Boxとは？

Boxは、2005年にアメリカで設立された、世界的に利用されているクラウドストレージサービスです。
国内でも大手企業や自治体への導入が進んでいます。
高いセキュリティレベルと、ファイルの保存・共有のしやすさ、承認フローやコンテンツ管理などの管理機能を両立している点が特徴で、社内外の関係者が参加するプロジェクトでの利用に適しています。
Box Businessプラン以上では、ストレージ容量が無制限になります。

2.2. OneDriveとは？

OneDriveは、Microsoft社が提供するオンラインストレージサービスです。
ユーザーごとに個人専用のデータ領域が割り当てられ、ドキュメントや画像を保存できます。
インターネット環境があれば外出先からもアクセスでき、他のユーザーとの共有も可能なため、離れた相手とも効率的にファイルをやり取りできます。
オフライン時にはファイルをローカルに保存し、再接続後に自動で同期する機能も備えています。

2.3. SharePointとは？

SharePointは、同じくMicrosoft社が提供する、部署やプロジェクト単位での情報共有・管理に特化したサービスです。
情報共有のための「ポータルサイト構築」機能、Power Automateなどと連携したワークフロー自動化、ファイルの変更履歴を管理する「バージョン管理」機能を備えています。
個人のファイル保管であればOneDriveで十分ですが、組織単位での運用ではSharePointのほうが利便性が高くなります。

3. 各サービスの設計思想はどう違うか？

Box・OneDrive・SharePointの最も大きな違いは、権限管理の起点となる単位です。
設計思想の違いを整理すると、以下のようになります。

Boxは、フォルダやファイルといったコンテンツを基点にして権限を管理する設計を採用しています。
ブラウザ上でフォルダを簡単に作成でき、直感的な操作でアップロード・ダウンロード・共有を行うことが可能です。
さらに、アクセス権限を設定する際には、利用者に許可する操作内容に応じて7種類の権限（Editor、Viewer、Uploader、Previewerなど）から選ぶことができます。
これにより、用途に合わせた柔軟な設定が可能で、セキュリティを重視しながら安心して運用を進めることができます。
OneDriveやSharePointで生じやすい課題の多くは、このアクセス権の切り替えによって解決できるケースが多く、安全なファイル共有を重視するならBoxの設計が向いています。

そうそう、こういうのでいいんだよ

 Boxで設定可能な権限については、以下の動画もご参考ください。 

OneDriveは、ユーザー個人の保存領域を起点に権限を管理する設計です。
自分のパソコンに外付けハードディスクを接続しているような感覚で利用でき、他のユーザーに閲覧・ダウンロード権限を付与することもできます。
ユーザーが先にあり、その配下にファイルが置かれて共有される設計のため、個人利用であればシンプルに使えます。

管理者からはクマがウサギに何をどんな権限で共有したのか追いづらい

一方、組織で運用する場合には、次のような課題が生じやすくなります。

・ 退職したスタッフのOneDrive内のファイルを、退職時にサルベージ(救出)する必要がある

・ 自分にとっては不要でも、同僚が必要とするファイルを勝手に削除できない

・ ファイルが個人管理になりやすく、情報システム部門が「誰がどのファイルにどんな権限を持っているか」を追跡しにくい

SharePointは、サイト・チームなどの共有領域を起点に権限を管理する設計です。
Microsoft社のコミュニケーションツールであるTeamsと組み合わせて利用されることが多く、グループやプロジェクト単位でファイルを管理する「サイト」という単位を軸に運用します。
サイト単位で情報を整理でき、必要に応じて関連サイトをまとめるなど、大規模組織での情報共有基盤として運用しやすい機能が充実しています。

俺たちはただファイルを共有したいだけなんだけどな

反面、次のような課題も指摘されます。

・ ファイル共有だけが目的の場合、機能が過多になりやすい

・ サイトをまたぐ共有が頻発すると、サイトごとの権限管理が煩雑になり、メンバー選定やサイト分割を事前に検討しておく必要がある

・ Teams・OneDriveとの連携がスムーズすぎるために、一般ユーザーがどのツールでファイルを共有しているか把握しづらくなる

4. 機能面ではどのような違いがあるか？

権限の単位・容量・共有方法に加えて、アップロード時のファイルサイズ上限や管理のしやすさ、特徴まで含めて比較すると、以下のようになります。