Box社が提供するクラウドストレージサービスは、業務を効率化するための多くの機能を提供していますが、それをさらに強化する周辺ツールが存在します。その一つが「mxHero(Mail2Cloud)」です。この記事では、PPAP対策としても活用されるmxHeroがどのようにBoxと連携し、ビジネスプロセスの効率化を実現するのかをご紹介します。

メール添付ファイルの自動保存

　mxHeroは、メールの添付ファイルをクラウドストレージサービスへ自動的に保存する機能を持っています。送信したメールだけではなく、受信したメールの添付ファイルも対象です。添付ファイルは直接メールに添付されず、後述する共有リンクでファイルのやり取りを行います。これにより、メールのやり取りで生じた重要なファイルを手動で保存する手間を省き、確実にデータを保管するため、重要なデータの紛失を防止することが可能です。併せて、メールボックスの容量削減にも寄与します。

効率的なファイル共有

　mxHeroはファイル共有を効率化する機能を備えています。ファイルを共有する際は、mxHeroが自動的にメールの本文中に共有リンクを生成します。さらに、リンクへのアクセスパスワードも自動的に送信されるため、受け取った側は迅速に必要なファイルを確認することができます。ファイルのダウンロードやパスワードの確認、圧縮ファイルの解凍といった手間が掛かりません。また、共有するファイルを誤って送信した際は、mxHeroを通じて生成された共有リンクを無効にするかパスワードを変更することで、不要な情報漏洩を防ぐことが可能です。

Boxとの親和性

　mxHeroはいくつかのクラウドストレージサービスと連携可能ですが、Boxと高度な親和性を持ちます。セキュアなBoxと連携することで、mxHeroはより強力なツールへと進化します。mxHeroが自動でフォルダを生成し、そのフォルダを日時、送信先、件名などに基づいて整理することが可能です。また、Boxは容量無制限であるため、保存される容量を気に掛ける必要もありません。これにより、Boxのクラウドストレージ内でのファイル管理が格段に簡単になります。

まとめ

　クラウドストレージサービスのBoxを利用している企業は、mxHeroを導入することで、PPAPだけでなく、さらなる業務効率化とセキュリティ対策を実現できます。特にメールを頻繁に使う業務においては、添付ファイルの管理や共有が一段とスムーズになり、ビジネスの加速につながります。

メールとクラウドストレージをより有効に連携させて、ビジネスの生産性を向上させるために、mxHeroの導入を検討してみてはいかがでしょうか。