現代のビジネス環境では、さまざまな業務プロセスが存在します。営業は販売プロセスを進めるための契約書を取り交わし、マーケティングはプレゼンテーション資料を用意し、研究開発はベンダー調査票を準備し、法務は企業ポリシーに関する書類を管理し、人事は新規採用者チェックリストを作成し、財務は財務計画書を用意します。これら社内外の関係者を巻き込んだ業務プロセスの多くは、まだ手作業で進められているのが現状です。

　しかし、手作業での管理には多くの問題があります。時間と労力が大量に消費されるだけでなく、エラーが発生しやすい、プロセスの透明性が低い、その結果、全体の生産性が低下するといった問題が生じます。これらの問題を解決する一助となるのがBox Relayです。

Box Relayとは？

　Box Relayは、Box Businessエディション以上で利用可能なワークフロー自動化ツールです。ノーコードでワークフローを作成できるため、簡単に利用を始めることができます。さらに、ワークフローのトリガーや結果の設定などが可能で、幅広いプロセスに対応できます。ワークフローの進捗状況も確認できるため、可視化による管理性が大幅に向上します。

Box Relayの特長

簡易的なワークフロー作成

　ドラッグ＆ドロップ形式のインターフェースを使って、独自のワークフローを簡単に作成できます。

自動化

　ワークフローのトリガーを設定したり、タスク完了時の設定などを自動化することで、時間と労力を節約し、生産性を向上させます。

タスク管理

　ワークフローに関連するタスクを、関係者に自動的に割り当てることが可能です。

リアルタイムの進捗追跡

　ワークフローの各ステージに対する進捗をリアルタイムで追跡し、状況をエクスポートすることが可能です。

期限とリマインダー

　ワークフロー内の各タスクに対して期限を設定し、リマインダーを通じて作業の完了を促すことができます。

Box Relayが解決するユースケース

　　Box Relayが対応する多様なビジネスプロセスについて、その具体的なユースケースを以下に記載します。

レビューと承認

　タスクの割り当てやファイルのやり取りを自動化できます。提案書、契約書、製品ドキュメント、請求書、作業手順書といった文書に対するレビューと承認プロセスを効率化できます。

オンボーディング/オフボーディング

　新規にプロジェクトに参加するメンバーや外れるメンバーのためのフォルダ作成を自動化できます。顧客、ベンダー、従業員、協力会社、学生、プロジェクトといった異なるケースに対応するオンボーディング/オフボーディングプロセスをスムーズに行えます。

　Box RelayのEnterpriseプランでは、これらの基本的なユースケースだけでなく、カスタムワークフローの作成も可能です。独自のビジネスプロセスに対応したワークフローを自由に作成できます。

ビジネスプロセスの自動化がもたらすメリット

Box Relayを使ったビジネスプロセスの自動化により、以下メリットが得られます。

業務時間の短縮

　関連する業務の時間を約30％節約することができます。

生産性の向上

　ユーザおよびIT部門の生産性を約20％改善することができます。

プロセスの標準化

　ヒューマンエラーを35％削減することができます。

コンプライアンスの強化

　ビジネスリスクを23％低減することができます。

まとめ

　ビジネスプロセスの効率化は、企業の生産性向上に直結します。Box Relayは、業務プロセスを効率的に自動化するためのツールです。手作業で行われていた作業を自動化し、効率や生産性を向上するだけでなく、プロセスの可視化やコンプライアンスの強化にも寄与し、企業のビジネスリスクを低減することができます。